Membuat event yang sukses tentunya bukan sebuah keterampilan yang dimiliki oleh semua orang. Setiap hari tentunya beragam acara dilaksanakan oleh berbagai orang maupun instansi tertentu. Mulai dari acara ulang tahun, seminar, konser, motivasi, galeri seni, hingga event-event lainnya.
Tentunya membuat event yang sukses akan menjadi tantangan tersendiri bagi mereka yang belum punya pengalaman menggelar acara sama sekali. Ketidakmampuan tersebut tentunya perlu diatasi salah satunya adalah dengan menyewa jasa event organizer yang telah berpengalaman dalam mensukseskan berbagai event yang terselenggara. Namun jika Anda ingin mencoba menyelenggarakan event sendiri yang sukses, Anda dapat mengikuti beberapa tips berikut ini.
1. Menentukan Tema dan Tujuan Event
Sukses atau tidaknya sebuah acara tentunya berawal dari tema dan tujuan event yang sudah terkonsep secara matang. Tema yang menarik dan unik, tentunya dapat memberikan kesan bagi orang-orang yang terlibat dalam acara yang Anda buat. Mungkin tema yang Anda usung sudah pernah diterapkan pada event sebelumnya, namun melalui kreativitas dan tujuan yang jelas. Anda dapat membuat event yang berkesan. Tentunya hal ini dapat terlaksana setelah melakukan brainstorming bersama tim yang terlibat, sehingga saat event berjalan seluruh tim sudah satu visi dalam mensukseskan event yang terselenggara.
2. Pembagian Tugas Yang Jelas
Membuat event yang sukses, tentunya tidak terlepas dari kerja sama tim yang solid. Oleh karena itu, sebelum acara terselenggara perlu dibentuk setiap divisi dengan deskripsi pekerjaan masing-masing yang jelas. Tentunya, hal ini menghindari terjadinya anggota tim yang kelebihan tugas serta anggota tim yang kebingungan akan tugas dan perannya. Untuk menghindari hal ini, maka perlu memberitahukan deskripsi pekerjaan baik melalui briefing serta dokumen tertulis agar tidak menimbulkan kebingungan dan pertanyaan-pertanyaan mendasar terkait tugas, terutama saat acara berlangsung.
3. Merencanakan Anggaran
Perencanaan anggaran menjadi salah satu poin penting dalam proses pembuatan sebuah event. Tanpa perencanaan anggaran yang rapi dan tersusun dengan baik, maka secara tidak langsung membuat pihak penyelenggara acara harus keluar dana lebih untuk menutupi kekurangan anggaran yang terjadi.
Oleh karena itu, untuk menghindari terjadinya hal tersebut, maka buatlah daftar kebutuhan yang akan dipakai, mulai dari yang wajib dibeli sampai yang hanya perlu disewa. Mulai dari ID Card, seragam crew, sewa perlengkapan, sewa tempat, dan berbagai hal lainnya.
Hal lain yang perlu diperhatikan adalah lokasi acara berlangsung, hal ini akan sangat berpengaruh pada akomodasi dan transportasi yang akan digunakan oleh audiens untuk menghadiri acara tersebut. Apakah audiens yang menghadiri acara tersebut bersifat umum atau hanya untuk kalangan tertentu seperti sebuah komunitas, instansi atau lembaga tertentu. Jika dari kalangan tertentu, tentunya perlu anggaran khusus sebagai transportasi mereka menuju lokasi. Jika dari kalangan umum, tentunya lokasi mudah dijangkau atau tidak, karena hal ini akan menjadi pertimbangan tersendiri bagi para calon audiens atau pengunjung. Belum lagi jika di acara tersebut mengundang bintang tamu seperti band, penyanyi, motivator, atau pengisi acara lainnya. Tentunya perlu menyusun anggaran dengan sangat cermat.
4. Membuat timeline
Keberhasilan sebuah event tidak terlepas dari hasil perencanaan yang matang. Salah satu hal yang dapat dilakukan untuk mensukseskan rencana event yaitu dengan menyusun timeline. Timeline bisa dikatakan sebagai sebuah check point untuk memonitoring serta memastikan bahwa semua rencana sudah dikerjakan sesuai dengan tenggat waktu yang telah ditetapkan. Timeline juga mengatur acara mulai dari persiapan, saat eksekusi acara hingga evaluasi.
5. Buat Rundown Acara
Banyak orang mulai menyusun rundown acara ketika mendekati hari H. Padahal rundown yang baik adalah rundown yang sudah disusun dan dipersiapkan secara matang dari jauh-jauh hari. Selain itu, rundown juga memiliki fungsi sebagai informasi bagi calon pengunjung dan memiliki daya tarik tersendiri bagi mereka yang akan datang ke acara. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam menyusun rundown adalah dari tempat, tanggal, waktu serta rangkaian acara yang akan dislenggarakan. Dengan ditampilkan informasi mendetail tersebut di rundown acara, tentunya akan sangat membantu bagi calon pengunjung untuk mengatur waktu kedatangan mereka ke acara.
6. Melakukan Kerja Sama Dengan Vendor Terpercaya
Sukses atau tidaknya suatu acara atau event tentunya sangat bergantung kepada alat-alat pendukung yang digunakan, mulai dari tenda, sound system, lampu, sewa mobil, catering, dan lain sebagainya. Tentu saja semua hal tersebut tidak perlu dibeli semua. Berbagai keperluan tersebut, tentunya tidak bisa dipenuhi sendiri. Oleh karena itu perlunya bekerja sama dengan pihak vendor event production yang terpercaya. Memilih vendor yang dapat diandalkan bukanlah hal yang mudah. Oleh karena itu, perlu melakukan pengecekan mulai dari latar belakang vendor tersebut, kemampuan mereka dalam memnuhi keperluan yang dibutuhkan serta ketepatan waktu mereka dalam memenuhi deadline yang diberikan. Oleh karena itu, sebelum melakukan kerja sama diperlukan kontrak kerja sama untuk menjaga komitmen serta berbagai kemungkinan yang dapat terjadi.
7. Menyusun Rencana Cadangan
Terkadang rencana yang telah disusun dengan baik, bisa tidak berjalan sesuai dengan keinginan. Mulai dari pengisi acara yang berhalangan hadir di hari H, vendor yang tidak mampu memenuhi keperluan saat mendekati deadline, dan berbagai permasalahan lainnya. Oleh sebab itu, tentunya diperlukan rencana cadangan untuk mengantisipasi hal-hal yang tidak diinginkan terjadi. Sehingga ketika mengalami hal tersebut, tidak terjadi kepanikan karena sudah ada rencana cadangan yang siap dilaksanakan.
8. Kerja Sama Tim
Tema acara yang menarik, rencana yang tersusun dengan baik, mendapatkan vendor yang terpercaya, serta lokasi yang strategis, semuanya hanya akan menjadi sia-sia ketika tidak adanya kerja sama tim serta individualis. Dapat dikatakan bahwa kerukunan serta kerja sama tim merupakan inti sistem yang dapat memeberikan kesuksesan pada suatu acara. Oleh sebab itu, pastikan bahwa kerja sama serta komunikasi antar anggota tim berjalan dengan baik. Mulai dari persiapan acara, saat berlangsung acara bahkan hingga pembubaran tim acara. Berbagai masalah yang terjadi dapat dicari solusinya jika kerja sama serta komunikasi berjalan dengan baik.
Membuat event yang sukses tentunya tidak bergantung hanya saat acara tersebut berlangsung dengan baik atau tidak. Karena di balik kelancaran acara tersebut, terdapat matangnya proses perencanaan acara serta kerja sama antar anggota tim yang mempengaruhinya.
Itulah beberapa tips yang dapat Anda gunakan untuk membuat sukses acara yang akan Anda buat. Namun, jika Anda tidak ingin repot dan pusing dalam menyusun acara. Anda dapat menyewa jasa event organizer yang sudah berpengalaman dan terpercaya, salah satunya adalah Debens Organizer.